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Sales conditions

Certain sections of our sales conditions are only available in French for the time being. We hope to translate these sections as soon as possible. Sorry for any inconvenience.

1/ Booking:

Booking terms and conditions:

Les présentes conditions générales de vente régissent les offres de forfait touristique proposées par Vélorizons. Le participant reconnaît en avoir pris connaissance et les avoir acceptées avant de confirmer sa réservation. Les voyages proposés aux groupes préconstitués peuvent faire l’objet de conditions particulières : dans ce cas, elles seront communiquées au client avec le devis.

Toute inscription à une formule de voyage doit être effectuée au moyen du bulletin d’inscription signé par chaque participant ou au moyen du formulaire de réservation complété et validé par le participant sur le site Internet “www.velorizons.com” et être accompagnée d’un acompte de 30 % du montant total du prix du voyage par participant (100 % à moins d’un mois du départ).

Pour toute demande d’inscription en ligne, la réception d’un e-mail de Vélorizons confirme la prise en compte de la réservation et de l’acompte. Le versement de l’acompte ne vaut pas confirmation de la réservation. L’inscription ne sera confirmée qu’à compter de l’envoi par Vélorizons d’une confirmation écrite d’inscription. Le dossier sera alors considéré comme définitivement réservé et confirmé. Conformément à l’art. L.121-21-08 du code de la consommation, dès la validation de l’inscription sur le site internet, le participant ne peut plus  bénéficier d’un délai de rétractation.      

Le participant doit impérativement payer le solde du prix du voyage au plus tard 30 jours avant le départ. En cas de paiement par carte bancaire via bulletin papier, le solde sera débité automatiquement 30 jours avant la date du départ si le participant a autorisé Vélorizons à le faire. Si l’inscription a été réalisée via le site internet de Vélorizons, le participant recevra un mail de demande de règlement de solde à 30 jours du départ (avec un lien lui permettant de faire ce règlement en ligne).

Compte tenu des spécificités des voyages proposés par Vélorizons, un nombre minimum de participants peut être imposé. Ce nombre est alors précisé dans la fiche technique du voyage. La réservation est conclue sous la condition suspensive que le nombre minimal de participants soit atteint.

Les voyages Liberté et en groupe préconstitué sont l’objet de conditions particulières de vente qui complètent et/ou modifient les présentes conditions générales de vente. Ces conditions particulières de vente seront jointes aux propositions relatives à ces types de voyages.

L’inscription doit être effectuée aux noms et prénoms du participant figurant sur son passeport ou sur le document d’identité utilisé pour le voyage. Si les noms et prénoms sont changés après l’inscription, les frais de modification ou de rachat du billet d’avion, d’un montant minimum de 100 €, seront facturés par Vélorizons.

Il relève de la responsabilité du participant de vérifier la conformité de l’orthographe des noms et prénoms figurant sur les documents de voyage (billets, visa, etc…) avec ceux inscrits sur les papiers d’identité. En cas de non conformité, le participant n’aura droit à aucun remboursement en cas de refus d’embarquement.

 

Participants under the age of 18:

Un mineur doit obligatoirement être inscrit sur le même dossier qu’un adulte responsable. Les inscriptions de mineurs doivent être signées par celui ou ceux des parents exerçant l’autorité parentale et/ou du tuteur avec la mention “accord du père, de la mère…”. Pour le voyage, le mineur doit être en possession de l’ensemble des documents permettant sa sortie du territoire. Si le mineur voyage avec sa carte d’identité vers ou via un pays n’exigeant pas le passeport, les autorités douanières peuvent exiger un document prouvant que l’accompagnant est bien le parent (livret de famille ou acte de naissance).

Le mineur demeure sous la responsabilité du détenteur de l’autorité parentale pendant tout le voyage, quelles que soient les activités pratiquées et ce en dépit de la présence d’un guide. La responsabilité de Vélorizons ne saurait être engagée en cas de défaut de surveillance. Si le mineur voyage sans ses parents, les coordonnées d’un contact en France devront être communiquées à Vélorizons avant le départ.

 

Physical aptitude:

Le participant doit s’assurer que sa condition physique est adaptée au voyage envisagé. Vélorizons ne saurait être tenu pour responsable en cas d’insuffisance physique révélée notamment au cours du voyage. Vélorizons se réserve le droit de ne pas accepter un participant ne satisfaisant pas aux critères de niveaux précisés à titre indicatif dans la fiche technique et de refuser que le participant poursuive son voyage si cela s’avérait dangereux tant pour sa personne que pour les autres membres du groupe, sans que le participant ne puisse contester la décision prise par Vélorizons ni solliciter une quelconque indemnisation ou remboursement à ce titre.

 

Health and administration formalities:

Les informations relatives aux formalités administratives et sanitaires sont communiquées par Vélorizons. Il incombe à chaque participant de s’assurer avant le départ qu’il est en règle avec les formalités de police, de douane et de santé (passeport, visa, certificat de vaccination, et de respecter ces formalités au cours du voyage. Ces informations sont exposées dans la fiche technique préalablement à la commande. Elles peuvent évoluer en fonction des changements de la situation administrative du pays. Elles concernent les ressortissants français. Il est recommandé aux ressortissants étrangers de vérifier auprès du consulat ou ambassade des pays visités si ces informations s’appliquent bien à leur situation personnelle.

Tous les frais relatifs à ces démarches sont à la charge du participant. Aucun remboursement du prix du voyage ne sera effectué si le participant se trouve dans l’impossibilité de prendre le départ en raison du non-respect de ces formalités.

 

Sécurity:

Il relève de la responsabilité de chaque participant de prendre connaissance des consignes de sécurité diffusées par les autorités locales et des recommandations aux voyageurs faites par le ministère des Affaires étrangères sur le site “www.diplomatie.gouv.fr” et les respecter. Ces informations pouvant évoluer jusqu’à la date du départ, il est vivement conseillé de les consulter régulièrement.

 

2/ Price/payment terms and conditions:

Tour price:

Les prestations comprises dans le prix sont indiquées dans la fiche technique du voyage. Le prix total facturé peut être différent de celui figurant dans le catalogue ou dans la demande d’inscription, compte tenu notamment des prestations supplémentaires sollicitées par le participant et les ajustements tarifaires du transport aérien (réajustement de la surcharge carburant, rachat de siège ou changement de classe). Le prix total du voyage, incluant les suppléments éventuels, est communiqué au participant pour accord, puis mentionné sur la facture. Des frais de traitement forfaitaire seront retenus pour un départ anticipé ou différé (à ce jour 50 euros par participant).

 

Terms and conditions of price variations:

Conformément aux dispositions des articles L211-12 et R 211-8 du Code de Tourisme, le prix pourra être révisé  jusqu’à 30 jours avant la date de départ sans possibilité d’annulation, afin de tenir compte notamment des variations :

- du coût des transports lié notamment au coût des carburants ;

- des redevances et taxes afférentes aux prestations retenues comme les taxes d’atterrissage, d’embarquement, de débarquement dans les ports et les aéroports  dont les montants varient selon les destinations et sont susceptibles de modifications par les autorités locales.

- des taux de change appliqués au voyage ou au séjour considéré : La variation du coût des devises s’appliquera uniquement au montant des devises qui entre dans le calcul du prix du voyage.

Toute variation des données économiques ci-dessus supérieure à 25 euros sera intégralement répercutée dans le prix du voyage. Pour les clients déjà inscrits, cette révision sera notifiée au plus tard 30 jours avant le départ.

 

Payment terms and conditions:

Le solde incluant les prestations supplémentaires, les éventuels suppléments aériens, l’assurance et l’assistance, est payable un mois avant le départ. A défaut de règlement du solde un mois avant le départ, Vélorizons pourra annuler la réservation sans indemnité et appliquera les frais d’annulation mentionnés à l’article 4. En cas d’inscription moins d’un mois avant le départ, la totalité du prix du voyage est à régler lors de l’inscription.

 

3/ Cancellation insurance and travel insurance (*)

When embarking on a cycling holiday it is important to have suitable multi-risk insurance that covers cancellation charges, assistance and repatriation fees, medical fees, theft or loss of luggage, etc.

France Bike Trips offer two types of insurance cover: Standard (travel insurance) and Premium (travel insurance + cancellation insurance).

If a participant chooses to subscribe to either of these insurance policies, full policy details (including cover and formalities in the event of a claim), will be sent out with booking confirmation documents. If a participant chooses a guided tour the guide will be informed of the participant’s insurance policy subscription. However, the participant remains entirely responsible for the declaration procedure in the event of an accident or incident. The participant should keep the insurance policy document with him/her at all times during the tour.

Travel insurance:

Policy cover: medical repatriation costs, medical expenses incurred whilst abroad, "search and rescue" expenses up to 15 000 €, holiday interruption and luggage insurance. The cost of this policy is 1.7% of the total price of the tour.

Travel insurance and cancellation insurance:

Policy cover: Premium policy including the guarantees listed above + the following cancellation cover: cancellation on medical grounds or due to an accident (participant or close relative), as well as for any other justifiable grounds unforeseeable at the time of subscription. The cost of this policy is 3.6% of the total price of the tour.

The Premium policy takes effect at the time of subscription. From this date onwards, the insurance policy sum paid is no longer refundable.

*Non-contractual description. Please consult the general conditions of the contract for full details (available on the website, on the “useful information” page of each tour).

In the event of cancellation, the refunding of cancellation costs by the insurance company will be calculated from the initial date of the event covered by the policy. Therefore, notification of cancellation should be made as soon as the event occurs. If a participant has his/her own insurance cover, he/she should duly inform the guide/assistance vehicle driver of the following details at the beginning of the tour: insurance company name, contract number and contact telephone number.

 

4/ Modifications at the request of the participant:

Cancellation:

Whatever the reason for cancellation, France Bike Trips must be informed of the cancellation immediately in writing. In the event of tour cancellation by the participant, France Bike Trips will reimburse the entire sum paid for the tour, minus the following cancellation charges:

- More than 60 days before departure: 5 % of the tour price with a minimum of 50 € per person

- Between 60 and 31 days before departure: 15 % of the tour price with a minimum of 100 € per person

- Between 30 and 21 days: 35 % of the tour price

- Between 20 and 14 days: 50 % of the tour price

- Between 13 and 7 days: 75 % of the tour price

- Less than 7 days before departure: 100 % of the tour price

In addition to the cancellation charges mentioned above, all airline tickets issued at the time of booking and/or subject to a non-refundable binding contract, as well as all charter flights and low cost flights, will incur additional cancellation charges corresponding to the full ticket price.

If a policy including cancellation insurance has been chosen, cover will apply as described in the policy, after analysis by the insurer of the documents concerning the cancellation. Tour cancellation does not exempt the participant from full payment of tour costs; full payment is necessary before any refund procedure can be set in motion by the insurance company. For flight only cancellations, airline company cancellation conditions apply. The costs of visas and other customs related documents, airport taxes not refunded by the insurance policy, as well as subscription and insurance charges cannot be refunded under any circumstances.

 

Tour modification at the request of the participant:

Plus de 30 jours avant le départ, pour changer de voyage ou pour modifier les dates ou les prestations supplémentaires d’un voyage, le participant devra s’acquitter d’un montant minimum de 50 euros par dossier. Si la modification demandée entraîne l’annulation du billet d’avion, les frais retenus par la compagnie seront facturés au client. Toute modification sera soumise à l’accord préalable de Vélorizons et se fera sous réserve de disponibilité. A moins de 30 jours du départ, toute modification sera considérée comme une annulation et entraînera l’application des conditions d’annulation ci-dessus.

 

Modification during the tour at the request of the participant:

Toute modification de programme faite à la demande du participant (prolongation, retour différé, modification d’hôtel…) ne peut être mise en œuvre qu’après accord du guide et se fera sous réserves des disponibilités  et du paiement des frais afférents par le participant.

 

Tour transfer to a third person:

En cas de cession du contrat, le client est tenu d’en informer Vélorizons au plus tard 7 jours avant le départ par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette cession est possible sous réserve de disponibilité du transport aérien et du niveau adéquat du cessionnaire. Elle pourra entraîner des coûts supplémentaires (notamment en cas de modification de billet d’avion), qui seront facturés au cessionnaire désigné. En tout état de cause, le cédant et le cessionnaire sont tenus solidairement du paiement du prix du voyage et des frais complémentaires éventuels.

 

Tour interruption:

Tout voyage interrompu par décision du participant (pour des raisons de santé, de niveau, ou autre) n’ouvre droit à aucun remboursement par Vélorizons des prestations non utilisées. Les frais supplémentaires engagés de ce fait par le participant ne seront pas remboursés.

 

5/ Modification at the request of France Bike Trips:

Cancellation by France Bike Trips:

Due à un nombre de participants insuffisant :

Lorsque le nombre minimum de participants n’est pas atteint, le voyage peut être annulé au plus tard 21 jours avant le départ sans que Vélorizons ne soit tenu à une quelconque compensation ou indemnité au profit du participant. Dans ce cas, le client est informé par e-mail ou téléphone. Le client a alors le choix entre le remboursement intégral des sommes versées ou le report à hauteur des sommes versées sur un autre voyage de son choix.

Due à un cas de force majeure :

Des événements constitutifs de force majeure (incidents ou événements imprévisibles et insurmontables tels que : guerres, troubles politiques, grèves, émeutes, conditions climatiques, catastrophes naturelles, etc.) peuvent imposer une annulation du voyage. Dans ce cas, le client est informé immédiatement par e-mail ou téléphone. Le client a alors le choix entre le remboursement ou le report à hauteur des sommes versées sur un autre voyage de son choix ; il ne peut alors prétendre à aucune indemnité.

 

Tour modification:

Avant le départ, des modifications de programme (dates, horaires, itinéraires, encadrement, hébergement, etc.) peuvent survenir, en raison des difficultés d’organisation ou pour des questions de sécurité. Chaque participant en est alors informé par Vélorizons. Si cette modification touche un élément essentiel du programme, le participant dispose de la faculté soit de résilier le contrat sans prétendre à aucune indemnité, soit d’accepter la modification proposée par Vélorizons. La présentation du participant au départ vaut acceptation des modifications.

Pendant le voyage, des modifications de programme (dates, horaires, itinéraires, encadrement, hébergement, inversion des étapes etc.) peuvent survenir en raison des difficultés d’organisation ou pour des questions de sécurité. Si Vélorizons en a la possibilité, des prestations de remplacement sont proposées au participant. A défaut, et sauf en cas de force majeure, Vélorizons remboursera la différence de prix entre les prestations prévues et celles fournies.

 

Tour interruption:

Tout voyage peut également être interrompu par décision du guide pour des raisons dûment justifiées. Dans ce cas, sauf si l’interruption est due à un cas de force majeure, Vélorizons rembourse la différence de prix entre les prestations prévues et celles fournies.

 

6/ Responsibility:

Public liability:

Conformément à la réglementation qui régit notre profession, Vélorizons est assuré en Responsabilité Civile Professionnelle à concurrence de 3 811 225 euros par année d’assurance quel que soit le nombre de victimes.

Cependant, la responsabilité de Vélorizons ne se substitue pas à la responsabilité civile individuelle dont chaque participant doit être titulaire.

 

Responsibility and risks:

Conformément aux dispositions de l’article L211-16 du Code du Tourisme, la responsabilité de Vélorizons ne saurait être engagée en cas d’inexécution ou mauvaise exécution du contrat imputable soit à l’acheteur, soit au fait imprévisible et insurmontable d’un tiers étranger à la fourniture des prestations fournies au contrat, soit à un cas de force majeure.

La responsabilité de Vélorizons ne saurait notamment être engagée en cas de :

– non-présentation des documents administratifs et sanitaires en règle ;

– perte par le participant ou vol de billets d’avion ;

– guerres, troubles politiques, grèves, incidents techniques, intempéries, encombrement de l’espace aérien, retard notamment pour des raisons de sécurité, panne, perte vol, retard ou détérioration de bagages et autres effets, injonctions d’une autorité administrative, etc.
- d’incident survenu pendant les temps-libres octroyés au participant et non prévus dans le descriptif, ni des pré acheminements ou post-acheminements pris à l’initiative du participant ;

 

De plus, Vélorizons organise des voyages sportifs, en terrain naturel dit d’aventure, parfois éloignés des infrastructures locales et dans des régions difficiles d’accès.

Vu le caractère particulier de nos voyages :

Chaque participant doit se conformer aux conseils donnés dans les fiches techniques et par le guide-accompagnateur, ou dans le carnet de route. Chaque participant doit être conscient qu’il peut courir des risques de tout ordre dus aux conditions locales (mauvais état des routes et moyens de communication, éloignement des centres médicaux, situation politique ou sanitaire, etc.). Il les assume en toute connaissance de cause et s’engage à ne pas en faire porter la responsabilité à Vélorizons. De même, Vélorizons ne saurait être responsable de l’imprudence individuelle d’un ou de plusieurs participant(s), Vélorizons se réservant le droit d’exclure, à tout moment, un ou plusieurs participant(s) dont le comportement mettrait en danger la sécurité du groupe ou son bien-être, sans qu’aucune indemnité ne soit due au participant.

La responsabilité des transporteurs aériens est limitée en cas de dommage, de plainte ou de réclamation de toute nature (retard, annulation, perte bagage…) conformément aux dispositions des conventions internationales (convention de Varsovie de 1929, convention de Montréal du 28 mai 1999) et/ou des règlements communautaires (règlement CE 261/2004 du 11 février 2004). La responsabilité de Vélorizons ne peut être supérieure à celle du transporteur aérien telle qu’elle résulte des règles ci-dessus.

Vélorizons ne peut  être tenue pour responsable des modifications d’horaires ou d’itinéraires provoqués par des circonstances indépendantes de sa volonté. Dans de telles conditions, le retard éventuellement subi par le participant ainsi que les conséquences de ce retard ne peut entraîner aucune indemnisation à la charge de Vélorizons. Ainsi, les participants ne peuvent prétendre à remboursement ou indemnité, notamment du fait de la modification des dates de vol initialement prévues ou de retard à une escale aérienne, etc. Les éventuels frais additionnels (taxes, hôtel, parking, rachat de titres de transport…) resteront à la charge du participant.

 

7/ Transport and baggage:

Airline transport:

Une liste de transporteurs susceptibles d’assurer votre vol est indiquée dans la fiche technique du voyage. Le nom de la compagnie définitivement retenue vous sera communiqué au plus tard lors de votre convocation. Pour tous les vols au départ d’Europe, nous sélectionnons uniquement des compagnies agréées par la Direction générale de l’Aviation civile.

Si en raison des horaires imposés par les compagnies aériennes ou tout autre transporteur, la première et/ou la dernière nuit se trouvaient écourtées par une arrivé tardive ou un départ matinal, aucun remboursement, ni indemnité, ni annulation ne pourrait avoir lieu.

En cas d’annulation du voyage par le participant, les frais non remboursables par le transporteur aérien ne pourront en aucun cas être remboursés au participant.

Le transporteur aérien peut assurer le transport par tout moyen (bus, train…) dans l’hypothèse où le vol prévu venait à être annulé ou retardé. La responsabilité de Vélorizons ne peut être recherchée en cas de difficultés d’acheminement. Des changements d’aéroport ou de terminal peuvent également survenir. Nous vous invitons à ne pas prendre de billets non remboursables ou non modifiables pour votre préacheminement et à éviter les rendez-vous importants le jour précédant ou suivant votre voyage.

Enfin, les passagers disposent de droits et de garanties en matière d’indemnisation et d’assistance en cas d’annulation, de sur-réservation ou de retard important. Pour plus d’informations, voir le site http://www.developpement-durable.gouv.fr

 

Baggage:

La compagnie aérienne est seule responsable des dommages, vol, perte ou retard des bagages qui lui sont confiés. C’est auprès de ce transporteur que vous devez déclarer le sinistre le plus rapidement possible. Les conventions internationales définissent les indemnités dues par le transporteur aérien en cas de perte ou d’endommagement des bagages.

Au cours du voyage, les bagages peuvent être transportés par des moyens rudimentaires (dos de mule ou de chameau, toits de 4X4) et doivent être adaptés à ces conditions. Vélorizons ne versera aucune indemnisation en cas de détérioration. Chaque participant est tenu de conserver à tout moment avec lui et sous sa responsabilité les objets fragiles et précieux (lunettes, appareils électroniques, documents, etc.) Chaque participant doit veiller à la présence de ses bagages lors de l’organisation des transferts.

 

8/ CNIL (French Data Protection Authority):

Les information collectées vous concernant sont destinées à l’usage de Vélorizons  et pourront être communiquées à tout prestataire, éventuellement hors de l’union européenne, pour l’exécution de la prestation souscrite.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression, pour toute information vous concernant en vous adressant à : Vélorizons, 45 Route d’Apremont, 73000 Barberaz. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

 

9/ Litigation:

Complaints and claims:

All complaints and claims concerning a given tour should be addressed by registered post, accompanied by any documents justifying the claim, no more than 30 days after the tour end date, to: France Bike Trips, Customer Services, 45 Route d'Apremont, 73000 Barberaz. In the event that no satisfactory response is received from France Bike Trips within 1 month, the participant should contact the French Tourism Mediator, who's contact details can be obtained on their website: www.mtv.travel

 

Disagreement:

Sous réserve de la qualité du défendeur, toute contestation est du ressort exclusif du Tribunal de Commerce de Grenoble.

 

Certificat d’immatriculation au registre des opérateurs de voyage : IM038100057

 

SAS Vélorizons au capital de 7 500 euros

RC : Grenoble B 449 118 694

Garant : Lyonnaise de Banque,

11 bd Edouard-Rey, 38000 Grenoble

RCP : AXA – 26, rue Drouot, 75009 Paris

Code APE/NAF : 7912ZZ. 01/2011